Gmailの受信トレイから不要なメールを検索して一括削除する方法

Gmailを使っていると、ネットショップのキャンペーンやメールマガジン、サービスからのお知らせなど、いつの間にか大量のメールが受信トレイにたまってしまうことがあります。こうしたメールが増えると、本当に確認したいメールが埋もれてしまい、必要なメールを探すのにも時間がかかります。

そこで今回は、Gmailの検索機能を使って受信トレイにある不要なメールを絞り込み、まとめて削除する方法をご紹介します。メールを1通ずつ探すのではなく、検索キーワードを変えながら不要なメールをまとめて処理することで、効率よく受信トレイを整理できます。

1. Gmailの検索機能で受信トレイの不要メールを絞り込む

まずは、受信トレイにあるメールの中から、削除したいメールを検索機能で絞り込みます。Gmailでは「label:inbox」と検索キーワードを組み合わせることで、受信トレイにある特定のメールだけを簡単に探せます。

1-1. 「label:inbox」と検索キーワードを組み合わせる

Gmailの検索ボックスに、例えば次のように入力します。

label:inbox お得

「label:inbox」は、受信トレイに入っているメールを対象にする検索条件です。その後ろに「お得」というキーワードを加えることで、受信トレイにあるメールの中から「お得」という言葉を含むメールを絞り込めます。

この「お得」の部分は、削除したいメールに合わせて自由に変更できます。

1-2. 検索キーワードを変更して不要メールを探す

例えば、キャンペーンに関するメールを探したい場合は、次のように検索します。

label:inbox キャンペーン

「キャンペーン」の部分を「セール」「クーポン」「ポイント」などに変更すれば、それぞれのキーワードを含むメールを検索できます。

不要なメールが大量にある場合でも、最初からすべてを探す必要はありません。思い当たるキーワードを順番に検索して、検索結果を確認しながら少しずつ整理していくのがおすすめです。

検索キーワードの例

案内　イベント　おすすめ　お知らせ　お得　クーポン　限定　紹介　新着　セール　チャンス　特典　ニュース　人気　プレゼント　ポイント　無料

2. 検索結果から不要なメールをまとめて削除する

不要なメールを検索できたら、次は検索結果をまとめて選択して削除します。1通ずつ選択する必要はなく、検索結果をまとめて処理できるため、大量のメールを整理するときに便利です。

2-1. 検索結果をまとめて選択する

検索結果が表示されたら、メール一覧の上部にある選択ボックスをクリックします。これで表示されているメールをまとめて選択できます。

検索結果が多く、複数ページにわたっている場合は、表示されたメールだけでなく検索結果全体を選択できる表示が出ることがあります。その場合は、検索結果全体を選択してから削除すると、より効率的です。

2-2. 不要なメールをゴミ箱に移動する

選択したメールの中に残しておきたいものがないことを確認したら、上部に表示されるゴミ箱のアイコンをクリックします。

これで、選択したメールをまとめてゴミ箱に移動できます。

2-3. 削除する前に検索結果を確認する

検索キーワードによっては、必要なメールまで検索結果に含まれることがあります。

例えば「キャンペーン」というキーワードで検索した場合、不要な広告メールだけでなく、あとから確認したいメールが含まれる可能性もあります。

そのため、一括削除するときは検索結果をざっと確認し、必要なメールが含まれていないことを確認してから削除するようにしましょう。

3. 不要ではないメールはラベルを付けてアーカイブする

メールの中には、「今は受信トレイに置いておく必要はないけれど、あとから見るかもしれない」というものもあります。こうしたメールは削除せず、ラベルを付けてからアーカイブすると、受信トレイだけをすっきり整理できます。

3-1. 必要なメールにラベルを付ける

例えば、ショップから届くメールをあとから確認できるようにしたい場合は、検索結果から対象のメールを選択し、「ショップ」などのラベルを付けます。

ラベルを付けておけば、あとからそのラベルを選択することで、同じ種類のメールをまとめて確認できます。

3-2. ラベルを付けたメールをアーカイブする

ラベルを付けたら、メールを選択した状態でアーカイブを実行します。

アーカイブするとメールは受信トレイから表示されなくなりますが、メールそのものが削除されるわけではありません。検索したり、付けたラベルから確認したりできるため、必要になる可能性があるメールを整理するときに便利です。

3-3. 「削除」と「アーカイブ」を使い分ける

完全に不要なメールは削除し、あとから確認する可能性があるメールはラベルを付けてアーカイブする、というように使い分けるとよいでしょう。

例えば、毎回届く広告メールのように今後も必要ないものは削除し、購入履歴やサービスのお知らせなど、あとから確認する可能性があるものはラベルを付けてアーカイブします。

4. 検索キーワードを変えながら受信トレイを整理する

Gmailの受信トレイを整理するときは、1回の検索ですべての不要メールを探そうとする必要はありません。検索キーワードを少しずつ変えながら、同じ作業を繰り返していくと効率よく整理できます。

4-1. 「お得」「セール」などのキーワードで順番に検索する

まず「label:inbox お得」で検索し、不要なメールを削除します。次に「label:inbox セール」「label:inbox クーポン」など、別のキーワードに変更して検索します。

このようにキーワードを変えながら検索することで、受信トレイにたまっていた大量のメールを少しずつ減らしていけます。

4-2. すべてのメールを1通ずつ確認しなくても整理できる

受信トレイに何千通ものメールがたまっていても、最初から1通ずつ確認する必要はありません。

「label:inbox」とキーワードを組み合わせて検索し、不要なメールをまとめて削除したり、必要なメールをラベル付けしてアーカイブしたりすることで、効率よく受信トレイを整理できます。

受信トレイがメールでいっぱいになってしまったときは、まず思い当たるキーワードから検索してみるとよいでしょう。