2.IVR機能
IVR機能を利用することで、かかってきた電話に自動応答し、番号案内とお客様のプッシュ操作により、該当部門へつなげることができます。オペレーターを介さず着信先の振り分けを行うことができるので、業務の効率化やコスト削減につなげることができます。
オペレーターを介さず着信先の振り分けを行うことができるので、業務の効率化やコスト削減につなげることができます。
2-1.利用例
応答メッセージ
ただいま営業時間外となります。ご予約のお客様は「１」ご予約以外で当店にご用の方は「２」を押してください。
- 留守番電話（応答メッセージ１）ただいま電話に出られません。こちらからご連絡いたしますのでお電話番号をお残し下さい。
- 留守番電話（応答メッセージ２）ただいま電話に出られません。要件をお残し下さい。
昼夜モード
時間や曜日によって自動切り替え、または、ボタンを押して切り替える手動切り替えがご利用いただけます。
2-2.各メッセージの事前録音
IVRの応答メッセージや留守番電話の応答メッセージの事前録音の方法です。ユーザガイダンスの録音時間は、1 件につき最大 5 分です。録音時間が 5 分を超えた場合には、自動的に録音終了となりますので注意が必要です。
- 「ユーザガイダンス指定」画面の表示
電話機の「メニュー」→「73」を押す - ガイダンス番号を「↓」キーで選択
ガイダンス番号（00～)を任意に選択します。すでに録音済みの番号を選択した場合は〈録音有り〉と表示されます。
任意の〈録音無し〉のガイダンス番号に応答メッセージを録音を始めます。 - 録音の開始
受話器を上げ、画面で「2：録音」を選択し、「確定」ボタンを押すと録音が開始されます。 - 録音の停止
録音を終了したい場合は「1：停止」を選択します。なお、5分間録音を続けた場合は自動的に停止します。
注意事項
録音終了後も、名称登録するまでは受話器はまだ上げたままにしてください。3秒未満の録音はエラーになります。その場合は「保留（キャンセル）」を押して前の画面に戻り、録音し直してください。
2-3.録音メッセージに名称を登録する
録音登録が完了したら、管理しやすいように名称を登録します。「1：名称登録する」を選択し、メニュー「確定」を押します。漢字とカナ名称を全角10文字以内で入力します。
登録の例
漢字名称：「お客様用ガイダンス」
カナ名称：「オキャクサマヨウ」
最後に「＃：登録」を選択、メニュー「確定」を押し受話器を置きます。これで、事前録音と名称の登録が完了です。
漢字・カナ名称を修正する方法
名称登録後でも、別の名称に変更することが可能です。電話機のメニュー「確定」を押し、修正したいユーザガイダンス番号を選択し、「確定」します。メニュー「上」を押し、「4：名称登録」を選択します。修正したい名称を選び、文字を修正したい位置にカーソルを移動させます。電話機の「フラッシュ」ボタンを押すと、カーソル位置の文字が削除されます。「フラッシュ」ボタンを長押しすると、全文字が削除されます。これらの手順で、IVRや留守番電話のメッセージを効果的に管理できます。
2-4.事前録音したメッセージを試聴する
録音したメッセージが正しく登録されているか、試聴して確認しましょう。電話機の「確定」を押し、「73」を押します。試聴したいガイダンスを選択し、「確定」します。受話器を上げた後、「1：試聴＜録音有り＞」で「確定」を押すと、録音したガイダンスが再生されます。再生が終わると、「ユーザガイダンス管理」メニュー画面に戻ります。
再録音したい場合
もし、再録音したい場合は、次の手順で一度削除してから再度録音します。電話機のメニュー「確定」を押し「73」を押します。修正したいガイダンスを選択します。「3：削除」を選択すると、ガイダンスが破棄されます。
